Hoe vind je een goede kwaliteitsmanager? Deze vraag zorgt bij menig bedrijf, mede door de krapte op de arbeidsmarkt, voor hoofdbrekens. De ideale kwaliteitsmanager heb je niet een-twee-drie gevonden. Hoe speel je daar met je personeelsbeleid op in?
De kwaliteitsdienst in de voedingsmiddelenindustrie richt zich van oudsher op het proces en het borgen van de voedselveiligheid. De kwaliteitsmanager was de expert op het gebied van voeding en de productieprocessen. Het is dan ook niet vreemd dat vooral voedingsmiddelentechnologen (en aanverwante afgestudeerden) in deze functie terecht kwamen. Zonder die achtergrond bleef een functie als kwaliteitsmanager meestal buiten beeld. In de huidige arbeidsmarkt is het steeds moeilijker om juist deze mensen te vinden en ze voor de organisatie te behouden. Hoe vind je dan een bekwame kwaliteitsmanager?
Rol kwaliteitsdienst
Voordat je actief op zoek gaat, is het goed om je eerst een beeld te vormen van de rol die de kwaliteitsdienst binnen de organisatie heeft. Is de kwaliteitsmanager de controleur of de ambassadeur? Kijkt hij achteraf of alles correct is uitgevoerd of kijkt hij vooruit door het opzetten van beleid en het continu verbeteren van processen? Hoe meer het kwaliteitsdenken verankerd is in het management en in de cultuur van een organisatie, des te meer eisen worden er gesteld aan de manager.
De functie van kwaliteitsmanager is door de ontwikkelingen in de voedingsmiddelenindustrie, wet- en regelgeving, keurmerken en audits veelomvattender geworden: niet alleen gericht op QA en QC, maar ook op het proces en de keten. Bovendien vragen diverse keurmerken om meer dan registratie en controle. Leveranciersrelatie, opleidingsbeleid, veiligheidscultuur, milieu, duurzaamheid, fraude, integriteit: het zijn zo maar wat aspecten waar de kwaliteitsmanager anno nu visie en beleid op moet hebben. De functie van kwaliteitsmanager vraagt tegenwoordig veel meer dan alleen controle en borging van de kwaliteit.
Meer dan voedingsmiddelentechnologie
Kennis van voedingsmiddelentechnologie alleen is niet meer voldoende. Het werk van kwaliteitsmanager vergt naast procesmatige kennis en kunde, ook kennis om wet- en regelgeving juist te interpreteren en administratieve nauwkeurigheid om kwaliteitssystemen te implementeren, onderhouden en controleren. Het vraagt managementvaardigheden om beleid te maken, projecten te leiden en teams te sturen op kwaliteit en verbetering, en communicatieve en sociale vaardigheden om dit alles intern en extern succesvol uit te dragen.
Zodra de rol van kwaliteit binnen de organisatie helder is, kun je bepalen welke competenties de manager moet hebben. De afbeelding met de competenties van de ideale kwaliteitsmanager is natuurlijk niet volledig. Iedere organisatie zal punten kunnen wegstrepen of toevoegen. Doe dat ook vooral. Het laat zien wat de ideale kwaliteitsmanager in jouw organisatie in zijn mars moet hebben.
Niet vinden, maar vormen
Bij het zoeken naar een kwaliteitsmanager helpt het om te bedenken dat je de ideale kwaliteitsmanager niet vindt, maar vormt. In een krappe arbeidsmarkt kijk je vanuit een Human Resource Development-perspectief vooruit. Hoe kun je de gewenste competenties bij (toekomstige) medewerkers ontwikkelen?
Als je weet wat de rol van de kwaliteitsfunctie is en je een competentieprofiel hebt, kun je keuzes maken. Wil je specifiek iemand met kennis van voedingsmiddelen of mag iemand ook uit een andere sector komen? Heb je liever een technisch iemand of iemand die het administratief en organisatorisch goed aankan? Hoe meer je selecteert op essentiële vaardigheden en de juiste houdingsaspecten, hoe makkelijker het is om mensen te vinden. Zoek dus naar zij-instromers.
Zoek naar iemand – binnen of buiten – de organisatie die de processen snapt. Wie heeft de kwaliteitsbril van nature op? Wie kijkt over afdelingen heen? Wie communiceert op een prettige manier met mensen? Als je zoekt naar een combinatie van vaardigheden en persoonlijke eigenschappen zul je sneller een kwaliteitsman of –vrouw vinden dan door te zoeken naar iemand met de (alle) juiste voorkennis.
Kennis kun je bijspijkeren!
Van HR naar QA
Binnen een middelgroot bedrijf met één productgroep werd de kwaliteitsmanager gevonden in de persoon van de HR-manager. Niet de meest voor de hand liggende keuze. Maar, deze dame is administratief en organisatorisch sterk, heeft veel ervaring opgedaan met personeelsmanagement, arbo en wetgeving. En ze werkt er al jaren, dus ze kent het bedrijf en het proces. Met enkele aanvullende cursussen op het gebied van de HACCP-methodiek en microbiologie heeft ze er nu stevig de wind onder. Ze overziet en geeft richting aan het kwaliteitsbeleid. Aanvullende kennis van de producten en processen haalt ze bij productontwikkeling, inkoop en de technische dienst. Zo nodig wordt externe expertise ingeschakeld.
Zij-instromer procesindustrie
Een ander, groter bedrijf met meer producten en wat complexere processen vond de kwaliteitsmanager in een oud-medewerker uit de procesindustrie. Iemand met kennis van chemie en van industriële machines en processen, technisch vaardig, maar zonder kennis van voeding en van kwaliteitssystemen. Deze man werd goed ingewerkt om de producten en processen te leren kennen. Qua verbetertrajecten in de lijnen heeft hij al veel toegevoegd. En met zijn chemische voorkennis, pikte hij de microbiologie en de HACCP goed op. Voor kwaliteitssystemen heeft hij een aanvullende cursus gevolgd. Nu is hij nauw betrokken bij het opzetten van nieuwe productielijnen, houdt hij zich bezig met de leveranciersselectie en is hij verantwoordelijk voor de implementatie van diverse organisatiebrede verbetertrajecten, waaronder MVO.
Voedingsmiddelenachtergrond niet noodzakelijk
Deze twee voorbeelden laten zien dat met de juiste kwaliteiten en vaardigheden ook mensen zonder voedingsmiddelenachtergrond goed kunnen instromen als kwaliteitsmanager. En hoewel ze dezelfde functienaam hebben, ziet hun werkdag er heel verschillend uit. Door te analyseren wat een kwaliteitsmanager in jouw organisatie (het hardste) nodig heeft, en dan vooral te kijken naar de competenties van mensen, kom je goede kandidaten tegen. Door slimme opleidingstrajecten waarbij veel op de werkplek gebeurt, kun je ze vervolgens trainen in het kwaliteitsvak. Aanvullende (digitale) trainingen en workshops bieden voldoende mogelijkheden om de ontbrekende kennis op niveau te brengen.
Eerste publicatie door Heleen van Maanen op de VMT website, learning consultant Précon Consulting Group
