27 september 2017

‘Iets’ met e-learning

‘Wij willen iets met e-learning gaan doen.’ Die zin horen we vaak als consultants. De ene keer bedoelt iemand dat ze werkinstructies digitaal beschikbaar willen maken, de andere keer wordt een uitgebreid elektronisch leeraanbod over voedselveiligheid binnen een online leergemeenschap bedoeld. Veel mensen die niet bekend zijn met e-learning denken bij dit woord zelfs alleen aan zelfstudiemodules terwijl e-learning zo veel meer te bieden heeft.

E-learning is een containerbegrip en voor iemand die zich er voor het eerst in verdiept, is het gemakkelijk om de weg kwijt te raken in het woud van technische begrippen zoals authoring tool, leermanagementsysteem, game based learning, spaced learning, blended learning, adaptive learning en virtual classrooms. De terminologie is zo divers en klinkt vaak zo ondoorgrondelijk, dat het voor sommige bedrijven een goede reden is om er vooral niet aan te beginnen. En dat zou jammer zijn, toch?

Dus als je ‘iets’ met e-learning wil doen, hoe pak je het dan aan zonder te verdwalen in de wirwar van mogelijkheden aan termen, tools en aanbieders?

Inventariseren

De eerste stap is inventariseren. Welke kennis, houding of vaardigheden hebben uw medewerkers nodig om hun werk goed of beter te kunnen doen? Stel uw bedrijf heeft regelmatig problemen met allergenen in producten. Missen de medewerkers kennis over hoe zij veilig met allergenen om moeten gaan, zijn zij hier niet vaardig in of is het een verkeerde werkhouding? Hebben medewerkers wel alle middelen om op de juiste manier te werken tot hun beschikking? Pas als je dit soort vragen goed kunt beantwoorden, kun je op zoek naar een oplossing.

Beoordelen en selecteren

De tweede stap is beoordelen en selecteren: beoordelen of training de juiste oplossing is en hoe je kennis en vaardigheden het beste kunt overdragen. Vraag je af of e-learning hiervoor geschikt is. Kijk ook naar de trainingen die je al organiseert. Als je vaak dezelfde training organiseert, als je binnen je bedrijf heel veel mensen dezelfde training geeft of als je een training organiseert voor medewerkers verspreid over het land of over de wereld, dan is e-learning vaak een goed idee en dan is de kans het grootst dat het ook rendabel is.

Als duidelijk is welke kennis en vaardigheden de medewerkers moeten hebben, en als je zeker weet dat e-learning de oplossing is, dan pas ga je kijken welke werkwijze hier het beste bij past. Is een zelfstudiemodule geschikt om kennis over te dragen, of is het beter om toetsvragen te maken voor op de mobiel om snel parate kennis op te frissen? Of zijn korte instructiefilmpjes voldoende om medewerkers op weg te helpen? Je hoeft niet per sé een groot platform op te tuigen of veel geld te investeren om online leren effectief te laten zijn. Pas wanneer je deze informatie op een rijtje hebt, kun je een besluit nemen over hoe je e-learning wilt inzetten en of je het zelf wilt maken of niet.

Sommige trainingen – vaak trainingen die wettelijk verplicht zijn, zoals HACCP trainingen – worden al kant-en-klaar aangeboden. Dit soort trainingen zijn erg handig omdat ze snel inzetbaar zijn en lage instapkosten met zich mee brengen. Het is raadzaam goed na te gaan of deze trainingen genoeg aansluiten bij de situatie in het bedrijf.

Een andere optie is maatwerk. Het voordeel hiervan is dat je iets laat ontwikkelen dat volledig op de bedrijfssituatie aansluit. Maatwerk kan heel kostbaar zijn, maar dat hoeft niet. Maatwerk kan ook betekenen een leermodule van 5 minuten, waarin geleerd wordt hoe je een product moet behandelen. Of hoe je de machine moet instellen. Door klein te beginnen, zie je als organisatie snel wat werkt en wat niet en kun je ervaring opdoen, zonder dat het je meteen heel veel tijd en geld kost.

Er zijn ook genoeg bedrijven die je kunnen helpen bij de ontwikkeling van e-learning of die je kunnen leren hoe het moet. Houd hierbij vooral het resultaat voor ogen. Het is gemakkelijk (en leuk!) om een gave tool te kiezen, maar als deze niet doelmatig is dan boek je geen resultaat. Laat je informeren, praat met andere bedrijven en probeer vooral wat dingen uit, op kleine schaal. Ook hier geldt: door klein te beginnen, blijf je flexibel, zie je wat werkt en voorkom je grote missers.

Uitvoeren en implementeren

Als het goed is, heeft het idee van ‘iets met e-learning’ nu meer handen en voeten gekregen. Je weet nu wat je nodig hebt. De laatste stap is dan ervoor zorgen dat het er ook komt. Dit is de fase van het aanschaffen van de juiste software, het ontwikkelen van het materiaal en het invoeren ervan binnen de organisatie. Goede communicatie met en (software)ondersteuning van de medewerkers zijn hierbij essentieel.

Ook is het belangrijk dat er binnen werktijd de mogelijkheid is om met de e-learning te werken. Niet iedereen kan (of wil) zoiets thuis doen en het is goed om als leidinggevende een vinger aan de pols te houden, of hij nou op dezelfde locatie zit of op afstand is. De leidinggevende is erg belangrijk om ervoor te zorgen dat het geleerde ook in praktijk gebracht wordt. Als over de training en het geleerde gepraat wordt, is de kans groter dat medewerkers er ook wat mee doen.

Evalueren

Blijf na de invoering van e-learning, hoe klein ook, evalueren hoe het leren verloopt. Worden de leerdoelen behaald? Wat vinden medewerkers ervan? Is bijvoorbeeld het aantal incidenten met allergenen afgenomen? Als het verwachte resultaat uitblijft, kijk dan goed naar het achterliggende probleem: is het een computer- of softwareprobleem, of is de training zelf niet effectief?

Ben je klein begonnen, dan kun je plannen snel bijstellen als je merkt dat verwachte leerresultaten uitblijven. Hoe groter je het hebt aangepakt, des te lastiger is het van koers te wijzigen.

Wil je dus iets met e-learning gaan doen in je organisatie, bedenk dan goed wat je nodig hebt en hoe je dat wilt doen. Begin liever klein, dan dat je veel tijd uittrekt om grote plannen te maken waarvan je niet weet hoe ze zullen uitpakken. Net als met andere veranderingen, moet je er als organisatie ook een beetje ingroeien. En dat lukt alleen als je jezelf de tijd en de kans geeft om iets uit te proberen. Niet te groot, niet te ingewikkeld en passend bij de organisatie. Wij kunnen je altijd helpen met het ontwikkelen van een e-learning. Bekijk onze maatwerkpagina.

Dit artikel is - in aangepaste vorm - gepubliceerd in VMT NR.10, 25 augustus 2017.

Inschrijven nieuwsbrief Blijf op de hoogte